Hallituksen johtosääntö

                                                                                               Hallitus 5.1.2

Yhdistyksen vuosikokous 26.2.2016

Worldloppet Masters Finland  ry:n hallituksen johtosääntö

Yhdistyksen hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä huolehtii yhdistyksen kokouksen valitsema hallitus.

Hallituksen jäsenten on hoidettava yhdistyksen asioita vastuullisesti ja huolellisesti lain, yhdistyksen sääntöjen ja kokouspäätösten mukaisesti. Päätökset  tehdään yhdessä  ja päätetyt asiat kirjataan.

Hallituksen jäsenten tehtävät

Hyvään hallitustyöhön sitouttamista helpottaa vastuualueiden nimeäminen hallituksen jäsenille. Vastuiden tasapuolinen jakautuminen tekee yhdistystoiminnasta mielekästä. Vastuuhenkilöä ei pidä jättää yksin, vaan hänelle pitää antaa riittävä tuki tehtävänsä suorittamiseen.

Sääntöjen mukainen hallituskokoonpano on puheenjohtaja, 4-6  jäsentä . Hallitus voi nimetä keskuudestaan tai ottaa ulkopuolelta sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus voi nimetä toimikuntia  tarpeen niin vaatiessa.

WMF ry:n hallitus vastaa jäsenistölle

• yhdistyksen sääntöjen mukaisen perustehtävän toteutumisesta ja toiminnan tuloksellisuudesta
• yhdistyksen strategian laatimisesta ja keskeisten tavoitteiden määrittämisestä sekä näiden toteutumisen valvomisesta
• yhdistyksen sääntömääräisten kokousten koolle kutsumisesta ja asioiden valmistelusta (yhdistyksen säännöt 9§)
• tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen sekä toimintasuunnitelman ja talousarvion antamisesta jäsenkokoukselle
• tilikauden aikana yhdistyksen taloudenpidon ja raportoinnin sisäisestä valvonnasta  ja  arvioinnista
• lainmukaisen kirjanpidon, toiminnantarkastuksen sekä hallinnon järjestämisestä mm. yhdistyksen kirjanpito- ja hallintoaineiston asianmukaisesta arkistoinnista. Suositellaan myöskin pöytäkirjojen sitomista kirjoiksi säännöllisti esim. viisivuotiskausittain.
• nimenkirjoitusoikeuksien myöntämisestä
• yhdistyksen sopimusten valmistelusta ja hyväksymisestä ja tarvittaessa niiden hyväksyttämisestä yhdistyksen yleisessä kokouksessa

Jäsenet ja jäsenistä huolehtiminen

• yhdistyksen toiminnan suunnittelussa on hyvä huomioida laajaa jäsenkuntaa palveleva monipuolinen toiminta
• yhdistyksen toiminnasta  pitää välittää tieto kaikille jäsenille.

Yhdistyksen hyvä toimintakulttuuri

• hyvä toimintakulttuuri perustuu mm. avoimuuteen, tasa-arvoisuuteen, toisen kunnioittamiseen, rakentavaan vuorovaikutukseen, yhteisöllisyyteen ja palkitsemiseen.
• yhdistystoimintaan mahtuu  monenlaisia mielipiteitä, myös kritiikkiä ja muutosehdotuksia
• eroavista näkemyksistä on hyvä kertoa avoimesti ja rakentavasti. Muutosehdotuksia sisältävän palautteen vastaanottaminen on osa yhdistystoimintaa.

Puheenjohtaja

Puheenjohtaja on  yhdistyksen tärkein toimihenkilö. Hänen tehtävänsä on huolehtia kokonaisuudesta, eli siitä, että yhdistys  yhdistyksen kokousten päätösten ja perustehtävän mukaan.

Puheenjohtajan tehtävä: johtaa ja valvoo sekä kehittää hallituksen työskentelyä

• johtaa ja valvoo tehtyjen päätösten toteuttamista
• huolehtii työnjaosta ja tukee yhdistyksen toimihenkilöiden työtä
• luo aktiivista ja innostunutta henkeä koko yhdistykseen
• rohkaisee ja kannustaa osallistumaan
• johtaa yhdistyksen toimintaa ja vastaa toiminnan kehittämisestä

Virallisesti hänellä on seuraavat tehtävät

• johtaa hallituksen työskentelyä
• kutsua hallituksen  kokoukset koolle
• johtaa puhetta hallituksen ja yhdistyksen kokouksissa
• vastaa siitä, että pöytäkirja laaditaan ja allekirjoittaa yhdistyksen asiakirjat
• toimii yhdistyksen nimenkirjoittajana
• edustaa yhdistystä

Sihteeri

Sihteerin tehtävät ovat pääasiassa kirjallisia käytännön tehtäviä. Sihteeri työskentelee tiiviisti yhdessä puheenjohtajan kanssa. Vaikka sihteeri yleensä kirjoittaa pöytäkirjan, lain mukaan puheenjohtaja vastaa siitä, ja sen vuoksi puheenjohtaja myös allekirjoittaa sen. Monet sihteerin tehtävistä ovat sellaisia, että ne voidaan hallituksessa/johtokunnassa sopien jakaa myös muiden kuin sihteerin huolehdittaviksi.

Sihteerin tehtäviä

• osallistuu kokousten valmisteluun: laatii mm. kokouskutsut  yhdessä puheenjohtajan kanssa sekä hoitaa kokousjärjestelyt
• huolehtii kokousten osanottajalistasta
• avustaa puheenjohtajaa kokouksessa: kirjaa puheenvuoropyynnöt, kirjaa tehdyt ehdotukset ja kannatukset ym.
• kirjoittaa kokouksen pöytäkirjat
• kirjoittaa hallituksen laatimat toimintasuunnitelma- ja toimintakertomusluonnokset ja kirjoittaa  ne lopulliseen muotoon hyväksymisen jälkeen
• laatii pöytäkirjanotteet ja jäljennökset
• laatii tiedotteet, anomukset ja muut asiakirjat sekä toimittaa ne asianosaisille
• hoitaa yhdistyksen kirjeenvaihdon
• tiedottaa jäsenille ja ulkopuolisille, tehtävään voi olla nimettynä erillinen henkilö, jonka kanssa tiedotusta hoidetaan yhdessä
• hoitaa yhdistyksen arkistoa.

• Taloudenhoitaja

Taloudenhoitaja hoitaa yhdistyksen raha-asioita. Hän huolehtii käteisrahoista, kuiteista, pankkiasioista ja laskujen maksamisesta. Taloudenhoitaja hoitaa  myös kirjanpidon ja tekee tilinpäätöksen  kirjanpito-ohjelmalla. Useimmiten taloudenhoitaja on hallituksen jäsen, mutta hän voi olla myös ulkopuolinen.

Taloudenhoitajan tehtäviin kuuluu:

• hoitaa yhdistyksen taloutta ja varainhankintaa tehtyjen päätösten mukaisesti ja esittelee talouteen liittyvät asiat (tilinpäätök­sen, talousarvion, laskelmat jne.) yhdistyksen kokoukselle
• hyväksyy yhdistyksen laskut, jotka koskevat yhdistyksen ”juoksevaa toimintaa”. Pääosin laskut hyväksyy  puheenjohtaja  tai varapuheenjohtaja.
• huolehtii menojen suorittamisesta sääntö­jen ja päätösten mukaisesti, seuraa tulojen sekä jäsenten mak­samien jäsenmaksujen kertymistä.
• vastaa yhdistyksen kirjanpidon hoidosta
• vastaa kirjanpitokirjojen ja tositemateriaalin säilyttämisestä ja arkistoinnista. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat (päivä-pääkirja, tuloslaskelma ja tase liitteineen) ja tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositemateriaalin säilytysaika on kuusi vuotta.
• valmistelee yhdessä hallituksen kanssa talousarvioesityksen syyskokoukselle
• huolehtii muista hallituksen hänelle antamista tehtävistä
• esittelee talousasioita hallitukselle

Vuosikello

Yhdistyksen toiminta on tarkoituksenmukaista kuvata vuosittaiseksi ympyräksi .Sen avulla uudenkin hallituksen jäsenen on helppo omaksua, mitä vuoden aikana tapahtuu.

Tammikuu                            toimintakertomus ja tilinpäätös ja tilinpäätöskokous

toimintasuunnitelman ja talousarvion laadinta alkaneelle vuodelle

Tammi-helmikuu                 toiminnantarkastus

Helmikuu                            yhdistyksen vuosikokous (yhdistyksen säännöt § 9-11)

                       hallituksen järjestäytyminen

Huhti- toukokuu                  hallituksen kokous

• vuosikokouksen hallitukselle evästämät toimet ja vuosikellon päivittäminen
• jäsentiedote

kesätauko

Elo-syyskuu  hallituksen kokous, syystapaamisen valmistelu

• jäsenluettelon päivitys
• jäsentiedote

Loka-marraskuu                  syystapaaminen

• retki/koulutustilaisuus
• yhdistyksen vuosikellon päivittäminen

”Valmisteleva toimikunta”

Yhdistyksen hallitus toimii vuosikokouksen henkilövalintoja valmistelevana elimenä.